El papel de la seguridad privada en la prevención de fraudes y suplantación de identidad

La suplantación de identidad y el fraude ya no se limitan al entorno digital. Cada vez más, estas amenazas cruzan la puerta de conjuntos residenciales, edificios empresariales y espacios comerciales, valiéndose del descuido, la falta de verificación o el exceso de confianza. En ese escenario, la seguridad privada deja de ser una simple medida de protección para convertirse en un componente estratégico que previene, alerta y actúa frente a delitos de alto impacto.

 

Este artículo aborda el papel que desempeñan los esquemas de vigilancia profesional en la detección oportuna de intentos de engaño, el control de accesos, la gestión de datos y la construcción de entornos confiables. Con personal capacitado y tecnología de apoyo, empresas como Seguridad Superior ofrecen soluciones reales para anticiparse a estas amenazas, proteger la integridad de las personas y salvaguardar el valor patrimonial de cada espacio.

 

¿Qué es la suplantación de identidad y el fraude en entornos residenciales y empresariales en Colombia?

 

En Colombia, los fraudes y la suplantación de identidad no son fenómenos aislados. Se han convertido en una de las principales amenazas para la seguridad en entornos domésticos, comerciales y corporativos. En años recientes, el crecimiento de interacciones digitales, el uso intensivo de plataformas electrónicas y la circulación constante de personas en propiedades horizontales han abierto nuevas ventanas de oportunidad para delincuentes que se valen del engaño para ingresar, acceder a información confidencial o vulnerar activos físicos.

 

De acuerdo con el informe de cibercriminalidad de la Policía Nacional (2023), Colombia registró más de 38.000 casos de delitos informáticos, entre los que destacan el hurto por medios informáticos, la suplantación y el acceso no autorizado a sistemas. En entornos de propiedad horizontal y espacios empresariales abiertos al público, prevenir estas amenazas no es un lujo: es una necesidad operativa que exige coordinación entre residentes, administraciones y empresas de seguridad privada. A continuación, le contamos las modalidades más frecuentes y cómo evitar fraudes en empresas en Colombia.

 

1. Modalidades frecuentes en Colombia

 

Entre los métodos más utilizados por delincuentes para cometer fraudes o suplantaciones de identidad en entornos residenciales y empresariales, se destacan:

 

• Phishing: correos, mensajes o enlaces falsos que suplantan servicios de entrega, administraciones u operadores para obtener información sensible.

 

• Vishing: llamadas telefónicas donde el estafador se hace pasar por personal autorizado (banco, operador, administrador) y logra extraer datos personales o credenciales de acceso.

 

• Falsificación de documentos: ingresos mediante cédulas, licencias o carnés falsos que no se validan correctamente en portería.

 

• “Paquetes” engañosos: personas que se presentan como domiciliarios, técnicos o mensajeros sin estar registrados, con el fin de ingresar a zonas privadas.

 

• Cuentas falsas o perfiles manipulados: en plataformas digitales internas (como grupos de WhatsApp o correos comunitarios), donde suplantan a un residente o proveedor para hacer solicitudes fraudulentas.

 

Conozca más sobre cómo prevenir caer en estafas por WhatsApp

 

2. Riesgos para conjuntos y negocios: pérdidas, reputación, procesos y datos personales

 

Cuando estos fraudes se concretan, los efectos pueden ser devastadores para las copropiedades y las empresas. Los principales riesgos asociados incluyen:

 

• Pérdidas económicas directas: robos de mercancía, cobros indebidos, manipulación de transacciones o estafas que afectan a residentes o a la administración.

 

• Daños reputacionales: un incidente de fraude dentro del conjunto puede deteriorar la confianza de residentes, clientes o arrendatarios, especialmente si se percibe una falla en la supervisión o el control de accesos.

 

• Interrupciones operativas: un proceso administrativo contaminado por un intento de suplantación puede desencadenar bloqueos en la operación, revisión de documentos, auditorías internas o quejas colectivas.

 

• Exposición de datos personales: cuando la suplantación incluye acceso a bases de datos, archivos digitales o correspondencia interna, se pone en riesgo la información sensible de propietarios y usuarios.

 

Estas prácticas combinan ingeniería social, aprovechamiento de fallas en los procesos y falta de sensibilización por parte de los usuarios. Por ello, deben abordarse desde la vigilancia y seguridad residencial, con protocolos de control más rigurosos y personal entrenado en detección de patrones sospechosos.

 

¿Cómo la seguridad privada previene fraudes y suplantaciones?

 

La suplantación de identidad y los fraudes en entornos residenciales o empresariales no se neutralizan únicamente con tecnología o campañas de concientización. Se necesita una presencia operativa que observe, analice, controle y actúe. Y ese rol lo cumplen, con eficacia comprobada, los sistemas de seguridad privada, compuestos por personal capacitado y software diseñados para anticiparse a los riesgos y contener cualquier intento de intrusión o engaño.

 

Cuando un conjunto residencial o una empresa implementa un esquema de seguridad bien estructurado, está instalando un primer filtro que funciona las 24 horas: un sistema que no se limita a registrar entradas, sino que aplica criterios de validación, activa alertas y responde a tiempo. Esto es especialmente importante en propiedades de alta circulación, donde los delincuentes suelen buscar debilidades en portería, errores humanos o procesos sin supervisión para actuar con rapidez.

 

Los siguientes son dos componentes fundamentales que explican cómo opera esta prevención de fraudes desde la vigilancia privada.

 

1. Personal capacitado: verificación de identidad, protocolos de acceso y alertas tempranas

 

El talento humano es la primera línea de defensa. Su conocimiento operativo, su criterio y su capacidad de aplicar protocolos correctamente determinan el éxito del sistema. Las tareas más relevantes en la prevención de fraudes y suplantaciones incluyen:

 

• Verificación presencial de identidad.

 

• Aplicación estricta de protocolos de acceso.

 

• Activación de alertas tempranas ante comportamientos inusuales.

 

• Seguimiento a patrones de ingreso o visitas atípicas.

 

• Comunicación constante con la administración ante cualquier inconsistencia.

 

Estos procesos, cuando están respaldados por una formación continua y por un equipo que actúa con criterio, permite detectar amenazas antes de que se materialicen. Además, son clave para generar confianza con la comunidad desde la seguridad privada.

 

2. Tecnología aplicada: control de acceso, listas autorizadas, LPR, biometría y registros probatorios

 

El uso de tecnología no reemplaza la vigilancia humana, pero sí la potencia. En esquemas mixtos bien diseñados, las herramientas tecnológicas funcionan como soporte para tomar decisiones basadas en datos, reducir la posibilidad de error y dejar trazabilidad verificable ante cualquier incidente. Entre los recursos más efectivos se encuentran:

 

• Sistemas de control de acceso por tarjeta, código o QR.

 

• Listas digitales de autorizados conectadas con los vigilantes.

 

• Cámaras con reconocimiento de placas (LPR) en porterías vehiculares.

 

• Verificación biométrica en accesos críticos o zonas comunes.

 

• Registros digitales con sello de tiempo para visitas, entregas y novedades.

 

Estos elementos fortalecen la operación del puesto de control y permiten tomar decisiones en tiempo real, reducir el margen de suplantación y tener evidencia probatoria útil ante cualquier incidente. 

 

Aprenda aquí: Cómo implementar un adecuado servicio de seguridad privada en conjuntos residenciales

 

Procedimientos críticos en portería y recepción

 

Las porterías y recepciones son los puntos de mayor vulnerabilidad en conjuntos y empresas. No por falta de vigilancia, sino por la cantidad de interacciones diarias que deben gestionarse en tiempo real. Entregas, visitas, proveedores, personal de mantenimiento, residentes, contratistas: cada persona que cruza el umbral representa un riesgo potencial si no se implementan procedimientos de control definidos, trazables y estandarizados.

 

Contar con un servicio de vigilancia estructurado, con personal entrenado y herramientas de verificación, es fundamental para prevenir suplantaciones o ingresos fraudulentos. Pero ese servicio solo es realmente efectivo cuando se apoya en protocolos sólidos, diseñados con base en una matriz de riesgos, aplicables por el personal operativo en turnos de alto flujo.

 

• Matriz de riesgos y pasos de verificación (documentos, doble factor, referenciación)

 

Diseñar procedimientos eficaces implica tener una matriz de riesgos clara que anticipe los escenarios más probables de fraude. Esta matriz debe alimentar los protocolos aplicados en portería, que suelen incluir:

 

• Revisión documental física (cédula, licencia, carné).

 

• Uso de doble factor de validación (ej. llamada a residente o autorización digital).

 

• Confirmación con listas actualizadas de acceso o entrega.

 

• Registro en sistemas con hora, nombre, motivo y soporte fotográfico si aplica.

 

Según el informe más reciente del Centro Cibernético de la Policía Nacional (2023), la suplantación de identidad aumentó un 11 % anual, especialmente en escenarios donde no se ejecutan controles efectivos de entrada.

 

Además, el estudio “Delitos informáticos en Colombia 2022-2023” del MinTIC señala que los casos de fraude físico ligados a falsas identidades han migrado desde el ámbito financiero hacia zonas residenciales, administrativas y empresariales, afectando la cadena de custodia de datos e instalaciones.

 

Contar con pasos de validación claros, visibles y aplicables permite anticiparse a estos escenarios y minimizar el margen de error humano, que suele ser el punto de entrada de estos incidentes.

 

• Señales de alerta y respuesta rápida ante intentos de engaño

 

Además de los protocolos, el criterio del equipo de control es clave para identificar comportamientos inusuales o inconsistencias que podrían anticipar un intento de fraude o ingreso irregular. Algunas de las señales más comunes que deben activar la atención del vigilante son:

 

• Documentos borrosos, vencidos o con datos que no coinciden.

 

• Conducta evasiva, evasión visual o lenguaje poco coherente.

 

• Presión para ingresar con premura o mediante amenazas sutiles.

 

• Solicitudes insistentes sin autorización previa.

 

• Incongruencias entre la narrativa del visitante y los registros reales.

 

El protocolo ante estas señales debe incluir una pausa inmediata del ingreso, verificación por doble canal, notificación a supervisión o administración y registro detallado del incidente. Esta actuación oportuna no solo previene el fraude, sino que fortalece la percepción de seguridad entre los residentes y usuarios, que reconocen el compromiso del equipo en situaciones sensibles.

 

Cumplimiento y lineamientos vigentes en Colombia

 

La protección contra fraudes, suplantaciones e ingresos no autorizados no puede implementarse al margen de la norma. En Colombia, la operación de vigilancia, los controles de acceso, la protección de datos y las sanciones penales por delitos informáticos o suplantación de identidad están regulados por un marco legal claro. Conocer este marco permite que los conjuntos residenciales, comercios y administraciones adopten servicios de custodia y control con respaldo jurídico, asegurando que los protocolos no sean solo operativos, sino también legales, auditables y defendibles en caso de incidente.

 

A continuación, se exponen los principales instrumentos normativos que deben tener en cuenta quienes implementan protección privada, junto con sus implicaciones para porterías, recepciones y sistemas de videovigilancia.

 

• Tratamiento de datos en videovigilancia y control de acceso

 

• El ejercicio de vigilancia en propiedades privadas está regulado por un conjunto normativo que establece requisitos para las empresas que prestan servicios de vigilancia, su personal, sus equipos y procedimientos. Esta normativa está disponible en el registro de normas de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

 

• Según el Sistema Único de Información Normativa, las empresas que prestan vigilancia deben cumplir con estándares de profesionalización, registro, certificación y supervisión constante, así como con normas sobre uniformados, autorización de armas, reportes, patrimonios mínimos, regulación de servicios comunitarios y protocolos internos.

 

• En cuanto al tratamiento de datos personales que pueden obtenerse a través de cámaras, control de acceso o bases de datos internas (residentes, visitantes, proveedores), este debe ajustarse a lo dispuesto por la normativa de protección de datos en Colombia, como la legislación aplicable al habeas data y tratamiento responsable de información personal.

 

Implementar control de accesos, videovigilancia y bases de datos internas implica no solo atención operativa, sino también cumplimiento normativo. Esto mitiga riesgos legales y protege la privacidad de usuarios, residentes y terceros vinculados.

 

• Delitos informáticos y suplantación: refuerzo penal

 

• La suplantación de identidad en Colombia se tipifica como delito de falsedad personal en el artículo 296 del Código Penal Colombiano. Esta conducta se sanciona cuando alguien se hace pasar por otra persona con el fin de obtener un beneficio o causar perjuicio.

 

• Para los delitos informáticos más amplios, como acceso no autorizado a sistemas, interceptación de datos, transferencia no consentida de activos o manipulación de información, la Ley 1273 de 2009 incorporó en el Código Penal una serie de delitos relacionados con la protección de sistemas de información y datos globales. Entre ellos figura el acceso abusivo (artículo 269A), la obstaculización de sistemas (artículo 269B), el daño informático, el uso de software malicioso y la violación de datos personales, con penas que pueden ser de 4 a 10 años de prisión dependiendo de la gravedad.

 

Este marco penal refuerza el valor del control físico y digital implementado por empresas de custodia y control, ya que permite respaldar judicialmente cualquier intento de suplantación, acceso indebido o fraude, y protege tanto a la comunidad como a la administración.

 

• Rol de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (Supervigilancia) y protocolos del sector

 

• La Supervigilancia es la entidad encargada de regular, supervisar y certificar a las empresas que prestan servicios de vigilancia privada en Colombia, asegurando que cumplan con requisitos de formación, equipamiento, patrimonio mínimo, normativas sobre armas, regulación de servicios comunitarios y registro de personal.

 

• Las empresas reguladas deben operar bajo estatutos claros, con control documental, auditorías periódicas y protocolos estandarizados de ingreso, control de accesos, verificación de identidad, uso de tecnologías, registro de novedades y tratamiento de datos, lo que reduce la vulnerabilidad.

 

• Al contratar un servicio regulado por la Supervigilancia, los conjuntos residenciales y empresas aseguran que su operación respete la normatividad vigente, incrementando su confiabilidad y facilitando cualquier procedimiento legal en caso de incidente.

 

Buenas prácticas y métricas de gestión

 

Las empresas y conjuntos que han logrado reducir sus riesgos operativos no lo hicieron solo contratando vigilancia: lo lograron profesionalizando sus esquemas de protección, integrando datos, diseñando protocolos de seguridad para conjuntos residenciales y midiendo los resultados.

 

Tanto en propiedad horizontal como en espacios comerciales, las empresas de seguridad privada en Bogotá que ofrecen soluciones efectivas son aquellas que entienden que la seguridad también se gestiona. Para ello, se requiere trabajar con indicadores, capacitar al equipo constantemente y estar preparados frente a nuevas amenazas.

 

• Diseño de protocolos, capacitación continua y pruebas de social engineering

 

Estas son algunas de las mejores prácticas que aplican hoy los conjuntos y negocios que mantienen altos niveles de protección ante fraudes:

 

• Diseño y actualización periódica de protocolos de acceso y verificación.

 

• Capacitación continua al personal operativo en suplantación, ciberfraude y validación documental.

 

• Realización de simulacros y pruebas de ingeniería social para evaluar vulnerabilidades.

 

• Medición de tiempos de reacción y tasa de incidentes interceptados.

 

• Uso de herramientas de trazabilidad y análisis de patrones en accesos y visitas.

 

• Encuestas periódicas de percepción de seguridad entre residentes, usuarios o clientes.

 

Estas acciones no solo fortalecen la operación diaria, sino que generan información útil para tomar decisiones, rediseñar procesos y comunicar resultados de manera clara a la comunidad.

 

Preguntas frecuentes

 

¿Un conjunto residencial pequeño también necesita protocolos contra fraude y suplantación?

 

Sí. El tamaño no define el riesgo. La mayoría de las suplantaciones exitosas ocurren en entornos donde no se espera un intento de engaño. Contar con lineamientos claros, incluso en copropiedades pequeñas, reduce la exposición y mejora la percepción de seguridad entre los residentes.

 

¿Qué tan importante es capacitar al personal de portería en temas de verificación y fraudes?

 

Es fundamental. El equipo en portería no solo recibe visitas: también toma decisiones en tiempo real, filtra accesos, identifica señales de alerta y responde a incidentes. Una formación adecuada les permite actuar con criterio, aplicar protocolos y contener amenazas sin generar fricción.

 

¿Cuál es la mejor forma de comunicar los cambios en los protocolos de seguridad a la comunidad?

 

Las estrategias de comunicación en seguridad para propiedad horizontal en Colombia deben ser claras, respetuosas y oportunas. Se recomienda usar canales oficiales como carteleras, grupos autorizados, reuniones informativas y mensajes institucionales. Comunicar con anticipación, explicar los motivos y aclarar dudas refuerza la cooperación y el cumplimiento.

 

En Seguridad Superior, entendemos que la protección comienza por la prevención. Por eso, nuestros esquemas de vigilancia y seguridad privada están enfocados en aportar más que presencia: aportan criterio, trazabilidad, control real y acompañamiento experto.

 

Ya sea en conjuntos residenciales o en espacios empresariales, nuestro compromiso es que cada acceso, cada registro y cada decisión operativa contribuya a un entorno confiable, libre de fraudes y blindado frente a suplantaciones.